逗子市議会タブレット端末活用について視察

逗子市議会

「タブレット端末全面導入のその後」　　

　　　　　　　　　　　　　平成26年7月15日

昨年11月に議会運営委員会で視察にお伺いし、今回が2回目の視察となった。

　議運で視察をしたことが切っ掛けとなり、出雲市議会においてもタブレット端末を使い、議会関係資料のデジタル化を進めることになった。

本年の3月議会、そして６月議会の２回の実証実験を通し、システムの信頼性、実用性を確認した。

　今後さらに実証実験を重ね、来るべき本格導入に向けて、解決すべき疑問点、改良点を本格実施一年となる先進地に学ぼうとタブレット委員会、ＩＣＴ協議会の有志でお訪ねした。

視察内容はこちらからの質問に答える形で構成されており、以下教示を受けようとした質問をまず列記する。

1.    資料作成方法等の変化(書式の変更、手順の変更、文字サイズ・色付け、資料作成用のソフト)

2.    紙べースで残した資料

3.    資料提供方法の仕組み

4.    資料作成の責任者

5.    アップロードの責任者

6.    印刷業者の対応

7.    資料閲覧の実際

8.    本会議、委員会等での資料閲覧

9.    資料閲覧以外のタブレット活用(議員)

10.         定例議会以外のタブレット活用(執行部)

11.         最も障害となっている点

12.         使用方法の研修会等の状況(議員・執行部)

13.         研修会等の対象範囲

14.         最も困難と思われた点

15.         紙資料の軽減

16.         事務量の軽減

17.         議員の質問力向上

回答は。

1.    議案等の資料作成方法については特段変化なし。ある程度文字の大きさ、フォーマットを統一するべき

2.    当初予算、決算関係以外は、すべてデータ移行。補正予算や議案もデータで議事進行、最終形かもしれません。

3.    各所管で議案等をＰＤＦ化し、総務課に集約、それを総務課がバックシェルフにアップロード。議会事務局の労力を考えればこの方法も良いのではないか、要検討。

4.    決まってない、登録日、アップロード者が特定できるので必要はない。

5.    上記と同じ。

6.    不明

7.    言及なし

8.    言及なし

9.    特定のフォルダーを作り、そこに議員全員が情報をアップしたり共有できたりして議論を活性化、また議員個人ホルダーにあらゆる資料をアップできるようにしてあり、議員ＢＯＸへ職員が届けたり、議員が取りに行ったりする労力の削減が図られた。便利な使い方である、議員への連絡については、コスト・労力的にＦＡＸを止め、メールにすべきである。

10.         庁内会議に利用

11.         なし

12.   議員、執行部それぞれ一回会派での研修が基盤にある

13.   上記

14.    なし

15.    コピー枚数、使用料が半減（議会関係のみ）

16. 　議案書や行政計画は、全てPDFでの提供となるためコピー代や職員の労務費が大幅に軽減される
.議案書や行政計画に誤記があっても、サーバー上の書類を差し替えれば済むため正誤表の作成や、会派控室を回る手間が省ける
.議員宛の連絡は、全てタブレットへの配信となり、煩雑さがなくなる

17.  　曖昧な事項に関しては、会議中でもその場でタブレットを活用して調べられるので、具体的な数字や資料に基づいた議論が行なわれるようになった

18.     印刷の負担が少なくなったことで、行政から出てくる資料が圧倒的に増えた。また、資料も写真などを使用し大変解りやすくなつた

１６、１７，１８でタブレット端末を導入した効果が良く見えました、現在までのところ大きなトラブルもなく使えているそうなので、我々も自信を持って推進していこうとの結論に至りました。